健康増進法の改正にともない、受動喫煙防止対策として分煙しようかというご相談が増えています。
つまり、営業所内に喫煙専用室を設置する話ですが、構造設備の変更について公安委員会から承認を
受ける手続が必要となるケースがあります。

これがご存じのとおり、いろいろと面倒な手続なのですが、もっとも面倒な部分はとにかく図面です。

許可を取得した当時の図面、その後リニューアルして承認を受けたときの図面、設備を新設して届出
したときの図面。

それらが許可当時から現在に至るまで矛盾なく保管されていればよいのですが、それら一式が見つから
なくて困るという話はしばしばあります。

構造変更の手続では変更する前の状態の図面が必要ですし、過去に無届や無承認の部分があれば適宜対処
しなければなりませんが、図面がなければそれらの判断ができません。

さて。ここからはお願い事です。

各事業者様で様々の届出や承認手続きをされていますが、公安委員会に提出した書面のコピーをきちんと
保管されていますでしょうか？

「無くした」ではなく、もともと無かった。。。

これはイタイ話です。

「え？警察に頼めば写しをくれるんじゃないの？」

そんな呑気なことをおっしゃる方もいますが、そうは行きませんよ。

提出書類の控えを作ることも保管することも事業者側の自己責任なので、官庁側が控えの確保を勧めも
指導も確認もしません。

つまり、控えを作ることは事業者の意思次第。そして困るのも事業者自身です。

ですから、行政機関に書面を提出したら、とにかくそのコピーを確保しておきましょう。
提出した日にちが空欄になっている控えもよく見かけますが、それも後で困りますよ。

さらに欲を言えば、、その手続で特殊な問題や事情が関わっている場合には、後日それがわかるように
説明文もつけておくべきでしょう。
何年も経過してからその書類を見た時に、その意味がわかるようでなければ困るのです。

書類を出したらそれでおしまい。
そういうことではあとあと誰かが困るのですから、書類の管理はその都度しっかりやっていただきたいです。

風営法研究会
研究員　日野孝次朗